Muchas veces, quienes no conocen acerca del Ceremonial y de su importancia, me preguntan para qué sirve nuestra Profesión. A todos, les digo lo mismo y quiero compartirlo con ustedes. Aquí va:
Sea cual fuere la posición que ocupen dentro del organigrama de una repartición pública o de una empresa o institución, tanto las más altas autoridades, funcionarios y ejecutivos como sus colaboradores mediatos e inmediatos, pueden organizar, supervisar, concurrir o tomar parte de alguna manera en diversas manifestaciones públicas de carácter formal.
En efecto, muchos son los actos, recepciones y ceremonias de carácter formal que tienen lugar tanto en el ámbito público como en el institucional y empresario, dentro y fuera de la sede de la institución o de la empresa.
-Homenajes a Próceres, autoridades y benefactores.
-Aniversarios y Fiestas Patrias.
-Entregas de premios, medallas, plaquetas y diplomas.
-Tomas de posesión de cargo y asunciones de autoridades.
-Desayunos y almuerzos de trabajo.
-Firmas de acuerdos y convenios.
-Conferencias, seminarios y reuniones de trabajo.
-Presentaciones de proyectos y programas.
-Comidas y recepciones ofrecidas por la repartición, institución o empresa.
-Comidas y recepciones ofrecidas por otras instituciones, empresas, federaciones, cámaras empresarias, colegios profesionales, etc.
-Visitas de (o a) personalidades, funcionarios, empresarios o diplomáticos nacionales y extranjeros.
-Conferencias de Prensa.
-Apertura de sedes y obras públicas o privadas.
-Visitas a dependencias y aniversarios institucionales.
-Audiencias públicas, privadas, individuales y colectivas.
-Honras fúnebres y recordatorios.
-Agasajos a personalidades de otras instituciones o empresas y del mundo empresario, cultural, científico, artístico, etc.
-Despedidas de antiguos colaboradores.
-Cortes de cinta y bendición de instalaciones.
-Y un largo etcétera.
En todos y cada uno de los actos, recepciones y ceremonias mencionados, tanto los funcionarios y ejecutivos como sus colaboradores deberán aplicar normas, prácticas y costumbres protocolares de validez internacional, cuyos alcances, tenor y significación no pueden desconocer.
Por el contrario, si el funcionario, el ejecutivo o sus colaboradores que asisten habitualmente a cualquiera de los acontecimientos ejemplificados, no conoce –o no respeta- aquellas reglas, pueden ocasionar una serie de desagradables incidentes, cuya magnitud y trascendencia serán mayores según la jerarquía que revistan los países, las instituciones, las empresas o los funcionarios afectados.
Y mayor aún será la ofensa, cuando los funcionarios, diplomáticos, empresarios o dirigentes institucionales que nos visiten, provengan de aquellos países donde la cortesía social y las normas protocolares son observadas escrupulosamente desde los orígenes mismos de su idiosincrasia cultural.
En consecuencia, debe tenerse en cuenta que, los incidentes protocolares y las fallas organizativas en el ámbito institucional y empresario involucran inevitablemente a la imagen cultural de la institución, de la empresa, de sus directivos y de los colaboradores, tanto mediatos como inmediatos de estos últimos.
Ello es así, porque existen una serie de ingredientes que conforman la imagen pública de una institución o empresa que poco tiene que ver con el carisma o carácter de sus funcionarios y ejecutivos, su dominio del management laboral o funcional, la magnitud de los superávits de sus mandatos o la agresividad de las campañas publicitarias.
La imagen, la verdadera, aquélla que inspira respeto sincero y admiración en los demás, se funda en la aprehensión, respeto y ejercicio de las reglas, prácticas y costumbres relacionales del buen tono social.
Mayor respeto y reconocimiento obtendrán nuestras instituciones y empresas a medida que vayan ajustando las manifestaciones públicas de sus reuniones, actos, recepciones y ceremonias a ciertos parámetros relacionales emanados del Ceremonial, ya que sólo por el concurso de este último pueden optimizarse todos los aspectos organizativos de la preparación, formalización, celebración o difusión de aquéllos.
El Ceremonial, aplicado al ámbito institucional y empresario, actúa como elemento propiciador y facilitador de la interrelación constructiva, de la comprensión, el conocimiento y el respeto mutuo, y del encuentro y el debate de ideas e intereses en un clima de absoluta comodidad.
De la contextura de la imagen de una institución o empresa dependerá la credibilidad de sus propuestas, la proyección de sus objetivos y mensajes, la superación de sus fracasos, la difusión de sus logros, la captación de intereses y voluntades y la impresión sobre la opinión pública nacional y extranjera.
Por ello, las propias instituciones y empresas deben optimizar las expresiones protocolares de todas sus áreas y manifestaciones brindando a sus agentes y empleados la posibilidad de adquirir o profundizar sus conocimientos en materia de Ceremonial; máxime hoy en día cuando en los países iberoamericanos se están produciendo cambios de profunda significación histórica.
Los países latinoamericanos se abren al mundo como nunca antes lo habían hecho. Funcionarios, dirigentes institucionales, personalidades y empresarios extranjeros y vernáculos se reúnen cada vez con mayor frecuencia.
Ello provoca la multiplicación geométrica de más y mejores requerimientos en materia de dispositivos protocolares, tendientes a facilitar el desarrollo de la interrelación constructiva de los negociadores, en un clima de mutua comprensión y absoluta comodidad.
Tal clima, sólo puede ser alcanzado si se aplican de manera correcta y uniforme los recursos técnicos y culturales que provee el Ceremonial, reconocido universalmente como disciplina ordenadora insustituible de las manifestaciones públicas de los estados, las empresas, las instituciones y, en definitiva, de toda construcción organizativa humana.
© Prof. Aníbal Gotelli, Presidente de CIDEC Argentina.